職員マスタ更新

復職4日目。今がチャンス。

復職して新担当になった、利用者情報の管理。デジタルで、テーブルのデータを維持、管理するお仕事です。色んな身分の人がいて、100件、200件ではなく、10000件を超えるレコードが保持されていて、うわあ、大学ってホントに沢山の人が出入りしてるなあ、という感じです。この膨大なデータは日々、変化しています。入学、卒業、採用、退職以外にも、休学、産育休、氏名変更、その他諸事情。一件ずつ変更していては追い付かない...！あと、図書館で全部の情報は持っていない...。ということで、月に2回、教職員の人事情報を他部署から頂き、月に1回、学生情報を学務から頂いて、それを反映するのが「マスタ更新」という業務になります。

2日目にもやりましたが、今日もマスタ更新を見学しました。前回は学生の方。今日は職員の方。

更新自体は機械任せなところがありますが、ちゃんと出来たかのチェック作業と、一括で書き換えられたあとに、個別の要望で人事情報の所属と毎回変更しないといけない手入力の修正があります。名目と実態がずれている方がいらっしゃるため。組織が複雑すぎる弊害ですね...。

この個別の書き換え、エクセルファイルで書き換え一覧を準備しているのに、毎回それを目で見ながら、または一件ずつIDをコピペして検索して書き換える、という作業を教わりました。いや...え！？それは面倒では。一括書き換えは無理としても、せめてIDリストくらいファイル読み込みして、書き換え対象者の一覧を表示させて、それをダブルクリックで開きながら修正する方が楽では...？

ということで、ちょっとやってみました。若干は楽かな。これまでの担当者の方は、利用者検索画面でファイル読み込み出来ることを知らなかったそうです。少しは労力、減らせたかな...。でもこういうことってありますよね。大勢には影響ないものの、ちょっとした楽の出来る小技。そしてそれは、他の人のやっている姿はじっくり見る機会が少ないので、なかなか気付かないものです。こういう引き継ぎのときは、色んな他の人の手順をじっくり見られるいい機会だな、と、チャンスを感じています。そのためにも、しっかり見て、考えて、頑張っていきたいと思います！