テレワーク時代にこそ是非、適切なお仕事のシェアを

復職8日目。困る。

大学には実に色んな身分の方がいらっしゃいます。学生さんも普通の学部生や大学院生さんだけでなく、学部聴講生、院聴講生、院研究生、短期留学生、その他、あまり聞かないような方も。まして教職員となると、物凄い数の身分が存在しているようです。常勤の方はまだ身分がいきなり激変することは少ないですが、非常勤だと流動性も激しく、職員証も出る方、出ない方、申請すれば出る方など、パターンも様々。

そのうちのひとつの身分の、非常勤の先生が職員証で図書館の入館ゲートが通れない、という事例が来ました。図書館の利用者データに、この先生の職員番号は登録されていませんでした。

通常、職員証が交付されれば職員課から「今回はこの人が新規に登録されました」という連絡が来て、それを元に図書館でもデータ登録をするそうなのですがそうなのですが、調べていただいたところ、連絡がなかったようです。多くの方が一括登録された4月1日にはまだ職員証が発行されておらず、その数日後に発行されたようですが、それでも後から来るはずの連絡がなかった模様。その頃はちょうど、コロナ騒ぎでテレワークが増えてきた頃。その余波で、紛れてしまったのかもしれません。

...しれませんが。

先方の部署に連絡したところ、担当者は本日もテレワークで電話応答せず。上司である係長は忙しいらしく、つかまらず。仕方ないのでテレワーク中という担当者にメールで問い合わせ。しかし午後になっても連絡なし。係長にも連絡つかないまま。

とりあえず、原因究明は後回しにして、申し出のあった先生についてのみ、個別登録して対応することに。在籍確認などのため、この先生の所属の学部の総務課に問い合わせ。こちらも担当者がすぐにつかまらず、午後にようやく確認がとれました。

結局、職員課の担当者も、学部の総務も、担当者は1人しかいないから、その人がつかまらないと話が進まないのですよね。それは何かあったときや、その人がお休みのときに仕事が止まるからよろしくないので、チーム制にして複数人で担当しよう、というのを数年前にやっていたはずの総務課だったのですが。浸透しなかったようですね...。

今回のような個人情報を扱う場合、テレワークでは対応が難しいだろうな、とは思います。が、連絡が一切つかないのも困りますし、きちんとチーム制にしていれば学内にいる人にデータの確認をお願いすることも出来るだろうなー、と。時代は変わりつつあります。これからますます、お仕事の適切なシェアは大切になっていきそうな気がする菜の花でした。